วิธีดำเนินการจัดการความรู้ในหน่วยงาน
สำนักงานประกันคุณภาพโดยผู้บริหารหน่วยงานให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัย เช่น ร่วมเป็นวิทยากรบรรยายแนวทางการจัดการความรู้ ปีการศึกษา 2565 ในหัวข้อ “การจัดการความรู้กับการประกันคุณภาพ” ให้ความรู้แก่บุคลากรในสำนักงาน, สนับสนุนให้บุคลากรเข้าร่วมอบรมแนวทางการจัดการความรู้ในทุกปีการศึกษา เป็นต้น แล้วนำข้อมูลที่ได้จากการเข้าร่วมอบรมฯ มาประชุมระดมความคิดเห็นเพื่อวิเคราะห์ รวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงานของหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จและองค์ความรู้ของบุคลากรในหน่วยงานเพื่อนำเสนอตามแบบฟอร์มการจัดการความรู้ โดยมีกระบวนการจัดการความรู้ 6 ขั้นตอน ดังนี้
1. การกำหนดความรู้ที่จำเป็น โดยจัดประชุมหน่วยงานเพื่อร่วมกันพิจารณาว่าความรู้ใดที่สำคัญต่อกระบวนการดำเนินงานในช่วงของการเปลี่ยนแผนยุทธศาสตร์
2. การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ โดยการนำพันธกิจใหม่ (ที่มาของ Dynamic Mission กับ Dynamic Job Description) ที่ได้รับมอบหมายมาสร้างองค์ความรู้ใหม่ ศึกษา แสวงหาความรู้จากภายนอกหน่วยงานแล้วนำความรู้หรือประสบการณ์ของบุคลากรรายบุคคลมาประชุม/ระดมความคิดเห็นร่วมกันเพื่อปรับปรุง Job Description รายบุคคล
3. การปรับปรุง/ดัดแปลง/สร้างความรู้บางส่วนให้เหมาะสมต่อการใช้งาน โดยการวิเคราะห์ สังเคราะห์ และจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรของสำนักงานประกันคุณภาพที่มีการปรับปรุงให้เป็นไปตามพันธกิจใหม่ (ที่มาของ Dynamic IDP) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและเพิ่มประสิทธิผลของผลลัพธ์การดำเนินงาน
4. การประยุกต์ใช้ความรู้ในงานของตน โดยการนำความรู้ที่ได้จากการประชุม/ระดมความคิดเห็น และการให้ความรู้แบบ Coaching จากผู้บริหารหน่วยงานสู่การจัดทำเป็นองค์ความรู้ เพื่อนำไปปรับใช้ในการปฏิบัติงาน (ที่มาของ Dynamic working result)
5. การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้ สำนักงานประกันคุณภาพดำเนินการตาม 4D เพื่อกำกับติดตามผลการดำเนินงานตาม KR แล้วทำการประเมินความสำเร็จตามเป้าหมายได้ครบถ้วนทุก KR
6. การจดบันทึกขุมความรู้และแก่นความรู้สำหรับไว้ใช้งานและปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน
6.1 นำผลการสกัดความรู้ตามกระบวนการ 4D มาบันทึกตามแนวทางของ RKMS
6.2 การเผยแพร่ความรู้ 4D ทั้งผ่านระบบ RKMS และผ่านการจัดอบรมสัมมนาหน่วยงานสนับสนุน โดยสำนักงานประกันคุณภาพ เช่น การนำ “ตัวอย่างแผนพัฒนาบุคลากร สำนักงานประกันคุณภาพ (แสดงตัวอย่าง Dynamic IDP ที่เชื่อมโยงกับ Dynamic Mission และ Dynamic Job Description และนำไปสู่ Dynamic working result)” ในการจัดอบรม “แนวทางการเขียนรายงานการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ระดับหน่วยงานสนับสนุน ปีการศึกษา 2565” เพื่อประกอบการรายงานในตัวบ่งชี้ที่ 2 แผนการบริหารและแผนพัฒนาบุคลากรสายสนับสนุน

สำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการติดตามผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคลตามพันธกิจใหม่ ที่มีการปรับหน้าที่ ความรับผิดชอบงาน และตัวชี้วัดความสำเร็จของบุคลากรรายบุคคล โดยมีผลลัพธ์การดำเนินงานและผลการพัฒนาบุคลากร ดังนี้

ผลลัพธ์การพัฒนางานในเชิงกระบวนการและเทคโนโลยี (Process and Technology)
1. มีการพัฒนาระบบฐานข้อมูลตามพันธกิจใหม่ที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน (IQA) และการประเมินคุณภาพภายนอก (EQA) ได้แก่

• พัฒนาระบบ improvement plan online (เป้าหมาย 100% comfort faculty and curriculum IP on time)เป็นระบบที่สามารถนำเข้ารายงาน มคอ.7, รายงาน SAR และผู้ประเมินสามารถอ่านและกรอกรายงานผลการประเมิน รวมถึงการแก้ไขรายงานการตรวจประเมินเบื้องต้นผ่านระบบฯ ได้ และสามารถรวบรวมรายงานผลการตรวจประเมินเบื้องต้นให้เป็นฉบับสมบูรณ์ โดยระบบจะสามารถประมวลผลในส่วน Comment ของกรรมการประเมินแล้วสร้างเป็น Default Improvement Plan เพื่อให้คณะสามารถ Login เข้าระบบฯ เพื่อกรอกข้อมูล Improvement Plan ให้เป็นฉบับสมบูรณ์ได้ทันที ซึ่งถือว่าเป็นระบบแบบ One Stop Service และสามารถเก็บรวบรวม Improvement Plan ได้ทุกปีการศึกษา
• พัฒนาระบบ EQA Online เพื่อสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน IQA และเพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายนอก (เป้าหมาย มีระบบฐานข้อมูลตอบโจทย์การประกันคุณภาพหลักสูตรและคณะพร้อมกัน) โดยมีการกำกับติดตามให้คณะวิชารายงานข้อมูลในระบบฯ ภายในระยะเวลาที่สำนักงานประกันคุณภาพกำหนด

2. พัฒนามาตรฐานคุณภาพการศึกษามหาวิทยาลัยรังสิต โดยการจัดทำคู่มือ RQA63, RQA63+ และ RQA66
(เป้าหมาย มีมาตรฐานที่ตอบเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตร กรอบมาตรฐานคุณวุฒิการศึกษา และบริบทมหาวิทยาลัยรังสิต)
3. พัฒนาสื่อออนไลน์เพื่อใช้ในการประกันคุณภาพการศึกษาภายในสำหรับทุกกลุ่ม (อาจารย์ นักศึกษา และผู้ประเมิน) ผ่านช่อง YouTube สำนักงานประกันคุณภาพ (เป้าหมาย มีสื่อพัฒนาความรู้ QA ออนไลน์ใหม่ๆ จำนวน 10 เรื่องต่อปี ที่ครอบคลุมทุกกลุ่ม)
4. การจัดประชุมกลุ่มย่อย (Focus Group) เพื่อให้คำปรึกษาตามประเด็นที่หลักสูตร/ คณะวิชา/ หน่วยงาน มีข้อสงสัยภายหลังการศึกษาแนวทางการรายงานจากสื่อออนไลน์ที่เผยแพร่ในช่อง YouTube สำนักงานประกันคุณภาพ (เป้าหมายคือกลุ่มที่ได้รับการบรรยายผ่าน Focus Group ร้อยละ 100 จะต้องได้รับความรู้ ความเข้าใจในเกณฑ์และแนวทางการรายงานมากขึ้น)
5. พัฒนา Website ใหม่ของสำนักงานประกันคุณภาพที่มีความหลากหลายของเมนูการให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพในทุกระดับ ให้บริการการดาวน์โหลดคู่มือและแบบฟอร์มต่างๆ เอกสารหลักฐานต่างๆ ข่าวสารด้านการประกันคุณภาพ ตลอดจน Web link ที่เชื่อมโยงกับสถานี YouTube สำนักงานประกันคุณภาพและ Web link ที่เชื่อมโยงกับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
6. พัฒนาผู้ประเมิน IQA หน้าใหม่ร้อยละ 5-10 ของฐานผู้ประเมินทุกปีรองรับอนาคต (เป้าหมาย ผู้ประเมินหน้าใหม่มีศักยภาพเป็นกรรมการประเมินต่อเนื่องได้ 3 ปี ไม่น้อยกว่าร้อยละ 50)
7. พัฒนาระบบประเมินการเรียนการสอนของอาจารย์ที่ตอบโจทย์ Active Learning ภายใต้ภาคีความร่วมมือ สำนักงานประกันคุณภาพ สำนักงานมาตรฐานวิชาการ และ ITSC (เป้าหมาย คณาจารย์มากกว่าร้อยละ 60 มีผลประเมินการสอนเฉลี่ย 4.01 ขึ้นไป)
8. ภาคีความร่วมมือระหว่างสำนักงานประกันคุณภาพ สำนักงานมาตรฐานวิชาการ และ HRD ในการจัดอบรมสัมมนาเตรียมความพร้อมการเป็น outcome based education และรองรับเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตรใหม่ และกรอบมาตรฐานคุณวุฒิใหม่ (เป้าหมาย หลักสูตรสามารถพัฒนา และปรับปรุงหลักสูตรตาม OBE และตามเกณฑ์มาตรฐานหลักสูตร และกรอบมาตรฐานคุณวุฒิใหม่ได้)
9.จัดประเมินคุณภาพการศึกษาภายในผ่านระบบออนไลน์ (เป้าหมาย เพื่อลดความเสี่ยง Covid-19, ไม่มีข้อจำกัดจำนวนการเข้าร่วม, สามารถลดต้นทุน 20% และ มี Real time consult ผ่าน Line group ทำให้เกิด common standard
10. ความร่วมมือด้านการประกันคุณภาพการศึกษากับเครือข่ายประกันคุณภาพการศึกษาสถาบันนานาชาติ (Institutional Quality Assurance Network: IQAN)
11. การจัดทำคู่มือที่เกี่ยวข้องกับการประกันคุณภาพการศึกษาและงานด้านวิชาการ เช่น คู่มือการสืบค้นบทความที่ได้รับการอ้างอิงในฐาน TCI และ Scopus, คู่มือการอ้างอิงสารสนเทศตาม APA 7th Edition, คู่มือประกอบการใช้งานระบบฐานข้อมูลต่างๆ อาทิ คู่มือฯ ระบบ EQA, คู่มือฯ ระบบ CHE QA Online และคู่มือฯ ระบบ DBS เป็นต้น

ผลลัพธ์การพัฒนาบุคลากร
1. บุคลากรมีความรู้ความสามารถที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่

• มีความรู้ในตัวบ่งชี้และเกณฑ์การประกันคุณภาพการศึกษาภายในตามมาตรฐานคุณภาพการศึกษา มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2563 โดยทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการและเลขานุการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ไม่น้อยกว่า 30 ครั้งต่อปี และสามารถจัดทำ Template ทั้ง มคอ.7 SAR ระดับคณะ และ SAR ระดับสถาบัน ครอบคลุมมาตรฐานคุณภาพการศึกษามหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2563 และครอบคลุมเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบันอุดมศึกษา
• มีความรู้ในตัวบ่งชี้และเกณฑ์การประเมินคุณภาพการศึกษาภายนอก รอบสี่ โดยสามารถพัฒนา Template สำหรับการเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานฯ, ร่วมพัฒนาระบบ EQA Online และร่วมจัดทำรายงาน PA2-1, PA2-2 เพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายนอกรอบสี่
• มีความรู้ในระบบฐานข้อมูลการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ของ สป.อว. (ระบบ CHE QA ONLINE) โดยสามารถวางโครงสร้างคณะและหลักสูตรในระบบ CHE QA ONLINE, สร้าง Username และ Password ทั้งในระดับหลักสูตรและระดับคณะ ครอบคลุมทั้งผู้กรอกรายงานและกรรมการประเมิน และสามารถจัดทำคู่มือประกอบการใช้งานระบบฯ ทั้งในระดับหลักสูตรและคณะวิชา รวมทั้งสามารถเป็นวิทยากรในการอบรมการใช้งานระบบฯ ทั้งระดับหลักสูตรและระดับคณะวิชา
• มีความรู้ตามเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบันอุดมศึกษา โดยสามารถพัฒนา Template สำหรับการเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานตามเกณฑ์การจัดกลุ่มสถาบัน
• มีความรู้ตามการจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลก เช่น Webometrics, QS World University Ranking, THE World University Ranking และ U-Multirank โดยจัดเก็บข้อมูลผลการดำเนินงานตามเกณฑ์การจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลกต่างๆ ศึกษาและรวบรวมแนวปฏิบัติที่ดีของมหาวิทยาลัยอื่นๆที่ได้รับการจัดอันดับในด้านต่างๆที่ดีขึ้น เพื่อเป็นแนวทางให้กับหน่วยงานที่เป็น Process Owner

2. บุคลากรมีทักษะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่

• มีทักษะการใช้งานระบบ EQA โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถใช้งานระบบ EQA ในการกรอกผลการดำเนินงานของคณะ และสามารถเป็นวิทยากรอบรมแนวทางการใช้งานระบบ ให้กับผู้เข้าร่วมอบรมจากคณะต่างๆ ได้
• มีทักษะการใช้งานระบบฐานเอกสารกลาง DBS โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถใช้งานระบบฯ ในการกรอกผลการดำเนินงานของระดับหลักสูตร ระดับคณะ ระดับหน่วยงานสนับสนุน และระดับสถาบัน และสามารถเป็นวิทยากรอบรมแนวทางการใช้งานระบบฐานเอกสารกลาง DBS ให้กับผู้เข้าร่วมอบรมของระดับต่างๆ ได้
• มีทักษะการใช้งานระบบ Web Admin โดยสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลระบบ (Admin) Website สำนักงานประกันคุณภาพ และสามารถอัพเดทข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่ทันต่อสถานการณ์ในปัจจุบัน
• มีทักษะการใช้งาน Microsoft Office/ Google Apps เพื่อลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานและสามารถถ่ายทอดการใช้งานให้กับผู้ร่วมงานได้
• มีทักษะการใช้งานภาษาอังกฤษ โดยสามารถอ่านและแปลบทความจากภาษาอังกฤษให้เป็นภาษาไทยและสามารถเขียนบันทึกข้อความ คู่มือ แนวปฏิบัติ Template เป็นภาษาอังกฤษได้
• มีทักษะในการคิดวิเคราะห์ และออกแบบวิธีแก้ปัญหา โดยสามารถร่วมเสนอแนวทางดำเนินงานในวาระการประชุมกรรมการชุดต่างๆ เป็นผู้นำเสนอแนวทางการดำเนินงานประกันคุณภาพในที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินงานประกันคุณภาพ ไม่น้อยกว่า 1 ครั้ง ต่อคนต่อปี และสามารถวิเคราะห์และออกแบบปรับปรุงกระบวนการทำงานตามภาระงานที่ได้รับมอบหมาย

3. บุคลากรมีสมรรถนะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานตาม Dynamic Job Description ได้แก่

• มีสมรรถนะในการนำเสนอและการสื่อสาร โดยสามารถเป็นวิทยากรในการจัดอบรม เป็นผู้นำเสนอวาระการประชุม โดยมีผลการประเมินความพึงพอใจในการทำหน้าที่เป็นวิทยากร/ผู้นำเสนอวาระการประชุมคะแนนประเมิน 3.51 คะแนนขึ้นไป จากคะแนนเต็ม 5 ต่อเนื่องสามปีการศึกษา
• มีสมรรถนะในการทำงานเป็นทีม โดยสามารถสร้างสรรค์และวางแผนการทำงานเป็นกลุ่มภายใต้ภารกิจต่างๆ ของสำนักงานโดยเจ้าหน้าที่เองหรือร่วมกับผู้บังคับบัญชา ซึ่งมีกระบวนการตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานเป็นกลุ่มแล้วนำผลจากการตรวจสอบและการประเมินผลการดำเนินงานมาปรับปรุงแนวทางการดำเนินงานเป็นกลุ่มภายใต้ภารกิจต่างๆ ของสำนักงานโดยเจ้าหน้าที่เองหรือร่วมกับผู้บังคับบัญชาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นต่อไป
• มีสมรรถนะทางด้าน Digital Literacy ในขั้นเริ่มต้นถึงขั้นกลาง (ใช้นิยาม Digital Literacy ตามแผนยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยรังสิต พ.ศ. 2565-2569) โดยนำผลจากการพัฒนาสมรรถนะทางด้าน Digital ไปใช้ปรับปรุงงาน อย่างน้อย 1 งานต่อคน

การตรวจสอบผลการดำเนินการ สำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการติดตามผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคลตามพันธกิจใหม่ ที่กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จคือ รายงาน Job Description ประจำปีการศึกษาที่ Mapping กับ Dynamic Mission และรายงานการปฏิบัติงานรายบุคคลประจำเดือน (Monthly Report) เพื่อติดตามการพัฒนาตนเองของบุคลากรว่ามีผลการดำเนินงานอย่างไร มีการนำองค์ความรู้ที่ได้จากการพัฒนาไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จของการพัฒนาบุคลากรอันส่งผลต่อภาพรวมของการพัฒนาหน่วยงานอย่างยั่งยืน

การนำเสนอประสบการณ์การนำไปใช้ ประสบการณ์จากการนำ 4D ไปใช้ พบว่าบุคลากรสำนักงานประกันคุณภาพมีการดำเนินงานภายใต้พันธกิจใหม่ที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดความสำเร็จไว้ในแผนพัฒนาบุคลากร เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานด้านการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ความสามารถ มีทักษะ และสมรรถนะที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งผลการดำเนินงานตามแผนพัฒนาบุคลากรพบว่าหน่วยงานสามารถบริหารจัดการภาระงานที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นตามพันธกิจใหม่ได้อย่างมีคุณภาพ มีการนำระบบดิจิทัลมาใช้ในการปฏิบัติงานมากขึ้นเพื่อลดขั้นตอนและทรัพยากรแต่ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น เช่น การจัดประเมินคุณภาพการศึกษาภายในผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งไม่จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมรับฟังผลการประเมิน และสามารถลดต้นทุนการใช้งบประมาณและทรัพยากรได้ถึง 20% ต่อปี อีกทั้งสามารถสร้างระบบ Real Time Consult ผ่าน Line Group เพื่อให้คำปรึกษาหรือตอบข้อคำถามระหว่างการตรวจประเมินได้อย่างทันท่วงที อันส่งผลต่อภาพรวมการตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานในระดับหลักสูตร ระดับคณะ ระดับหน่วยงานสนับสนุน และระดับสถาบันที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดสามปีการศึกษา ด้วยผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายในระดับสถาบัน อยู่ในระดับดีมาก (ปีการศึกษา 2562 คะแนนประเมิน 4.51, ปีการศึกษา 2563 คะแนนประเมิน 4.63 และปีการศึกษา 2564 คะแนนประเมิน 4.64)

บทสรุปความรู้หรือความรู้ที่ค้นพบใหม่ เนื่องจากสำนักงานประกันคุณภาพมีกระบวนการดำเนินงานภายใต้พันธกิจใหม่ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดในทุกปี สิ่งสำคัญที่สุดของการพัฒนาหน่วยงานและบุคลากรคือการสร้างองค์ความรู้ที่มีในตัวบุคคลทั้งที่มีอยู่แล้วให้เกิดการพัฒนามากยิ่งขึ้น หรือการเพิ่มพูนองค์ความรู้ใหม่ผ่านกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายในหน่วยงาน การให้ความรู้แบบ Coaching จากผู้บริหารหน่วยงาน หรือการศึกษาจากผู้บริหาร/ คณาจารย์ ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญผ่านการเข้าร่วมประชุม/อบรม/สัมมนา ตลอดจนการส่งเสริมให้บุคลากรศึกษาค้นคว้าแนวปฏิบัติที่ดีเพื่อนำมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานของตนเอง และสามารถนำความรู้ที่ได้ไปกำหนดเป้าหมาย ตัวชี้วัดความสำเร็จ และแผนการดำเนินงานในแผนพัฒนาบุคลากรเพื่อให้สำนักงานประกันคุณภาพสามารถขับเคลื่อนกระบวนการดำเนินงานตามพันธกิจใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ